担当している業務を教えてください？
私は営業さんのアシスタント業務をしています。主な仕事は電話対応での在庫の問い合わせや商品に関する問い合わせ、お客様から頂いた発注書を入力して出荷の手配、倉庫スタッフへの指示・運送便の手配などを行なっています。一日の仕事の流れとして・・・・
●始 業 09時
営業からの指示や依頼事項がないか、メールをチェックします
●見積り作成 09時15分
営業担当者に依頼された見積書を作成します
●休 憩 12時
スタッフ同士で２Fのリラックスルームにてランチ
●伝票処理 13時
営業担当者から預かっている売上明細を基に、伝票処理をしていきます
●受注処理 14時
お客さまから入った注文内容を確認しながら、スピーディーに処理していきます
●配送締め切り 16時
打ち残した伝票はないかをチェックし、倉庫スタッフと最終調整していきます
●打ち合わせ 17時45分
その日あったことを営業担当者と情報を共有します。重要なことはパソコンの共有フォルダに入力してスタッフ全員で情報共有をします
●業務終了 18時
その日にやるべき仕事が残っていないか、必ず確認をしてから業務を終えます。
1日の流れをご説明しましたが、急遽お客様が訪問され打ち合わせに入ったり、急ぎで資料作成をしたりなど毎日同じではありません。
事務というと一人で淡々と目の前の作業をこなすイメージがあるかもしれませんが、当社営業事務の場合は、営業、倉庫スタッフとの連携が大切だと思います。
営業は売上目標を持っているため、必然的に営業をサポートする営業事務も、それを意識して仕事をすることになります。
目標を達成することができれば営業事務としても達成感を味わうことができますし、何よりもチームで成果を出したという喜びと充実感を味わうことができます。
会社はどのような雰囲気ですか？
よく食べ、よく喋り、よく笑う、個性豊かでとても明るい雰囲気の会社です。社員同士やお客様との会話で常に話し声や笑い声の絶えない社内だと思います。食べることが好きな人が多いので、皆でよくご飯を食べに行ったり、美味しかったお店の情報交換などをすることが多いです。また、会社に来られるお客様も多く、毎日にぎやかな雰囲気です。
仕事をするにあたり大切なことは？
常に「素早く正確に」ということを心がけています。また、電話での対応が多いので、顔が見えない分言葉や声でお客様へ伝えなければいけないので明るく、元気に電話に出られるようにしています。入社当初は社会人としての経験が浅く、マナーや接遇といったものができていませんでしたが、会社主催のANAビジネス研修を受講することによって、自己成長できたと感じています。
休日は何をしていますか？
学生時代は音楽大学でピアノを専攻していましたので、休日はピアノの練習や演奏会に参加したりしています。また身体を動かすことも好きなので、最近はジムに通い始めいい汗を流すようにしています。仕事とプライベートをしっかりと分けることが出来るので、プライベートの時間を有意義に過ごすことが出来るのもこの会社の魅力でもあると思っています。
最後にこの業界で働きたい方にメッセージを
お客様とほとんど毎日お話する機会があるので、お客様との距離が本当に近いです。声を聞いただけで体調の良し悪しが分かるほどです。仕事の話はもちろんですが、プライベートのお話や日頃の出来事などを気軽にお話出来たりするのはこの業界ならではの距離感ではないかなと思っています。
